Hogyan tarthat mindig rendet irodájában?

Ma találkoztam egy igen érdekes cikkel. Gyakran nekem is gondot okoz, hogy sokáig keresek dolgokat az irodámban. Ezért örültem meg, hogy találtam egy jó módszert ennek kiküszöbölésére. Olvassa tovább, és legyen rend az Ön irodájában is a Japánban kifejlesztett 5S módszerrel!
Egy irodai alkalmazott egész élete során átlagosan 80 000 órát tölt a munkahelyén. Hogy mindennapjainak egyharmadát milyen körülmények között tölti el, az alapvetően meghatározza életvitelét és testi-lelki állapotát. A minőségi munkakörnyezet kialakítására és fenntartására kifejlesztett japán 5S-módszert egyre több hazai cég is alkalmazza annak érdekében, hogy sikeresen megfeleljenek a nemzetközi versenyhelyzetben.

A módszer alappillérei a következők:
1.      Seiri – szelektálás
2.      Seiton – szisztematikus elrendezés
3.      Seiso – rendben, tisztán tartás
4.      Seiketsu – rendszeresség, folyamatos gyakorlás
5.      Shitsuke – fegyelmezett magatartás

A szépen hangzó elvek azonban csak akkor érnek valamit, ha beültetjük őket a mindennapi munkahelyi gyakorlatba.
Az 1. szabály, azaz a szelektálás lényege, hogy a szükséges tárgyakat (eszközöket, szerszámokat, stb.) egyértelműen el kell különíteni a feleslegesektől, és ez utóbbiakat azonnal el kell távolítani a munkahelyről. Dobjuk ki tehát azokat az újságokat, katalógusokat, leveleket, amelyek már aktualitásukat vesztették. A sürgős elintéznivalókat ellenben tegyük külön dossziéba. Feljegyzéseinkből vezessük át a határidőnaplóba a fontos teendőket, neveket, telefonszámokat.
A szisztematikus elrendezés alapján az eszközöket olyan szabályozott rendben kell elhelyezni, tipizálni, hogy a következő használatkor könnyen hozzáférhetők legyenek.
Ennek érdekében célszerű a leggyakrabban használt tárgyakat kéz alá helyezni. A nagyobb tárgyakat rakjuk alulra, és használjuk bártan a megkülönböztető jelöléseket (színeket, címkéket). A jelölési feladatokat egy munkamenetben kell elvégezni, megszakításuk ugyanis zavart okozhat az azonosításban
Nem kevésbé fontos a harmadik pont, a munkahely tisztán tartása. Valamennyi eszköz, berendezés karbantartásáról, takarításáról gondoskodni kell, amely nem csupán a takarítónő feladata. A munkanap végén mindig pakoljunk el.
Mindezeket érdemes rendszeresen végezni, csak így ér valamit. A munkatársaknak gondot kell fordítaniuk továbbá a saját öltözködésükre is; mindig rendezetten, tisztán jelenjenek meg.
Az 5. szabály kimondja, hogy minden munkavállalót rá kell nevelni az előírások, szabályok maradéktalan betartására a munkavégzés során. Fegyelmezett munkával kell biztosítaniuk a megfelelő minőségi színvonal folyamatos fenntartását.
A munkafeladatok rotálásával, bővítésével, tevékenységek kombinálásával és – ahol alkalmazható – csapatmunkával lehet az irodai tevékenységbe változatosságot és színt vinni. A monoton és egyhangú munka fásulttá és levertté, míg a színes és mozgalmas feladatok élénkké tesznek, valamint kreativitásra és tettekre ösztönöznek minket.
Azok pedig, akik 4 óránál több időt töltenek a számítógépük előtt, a kellemes közérzet biztosítása végett a PC közvetlen közelében növény helyezésével lényegesen növelhetik komfortérzetüket.
Az 5S alkalmazása során követelmény, hogy azt a vállalat egészére ki kell terjeszteni, senki nem bújhat ki alóla. A program felelőse a vezető, nem háríthatja a szabályok betartatását az alkalmazottakra, és a szabályok megvalósulását is neki kell ellenőriznie, s ha indokolt, nem mulaszthatja el a felelős elmarasztalását.